Gepubliceerde versie 1.2 · SHA-256 29d8acb2f09d13c454b7ed720c36345b5b1509d4a2a5d921e85d48e3836809c3
Privacyverklaring Bob
Versie 1.2 – 1 oktober 2026
1. Wie is verantwoordelijk?
Bob wordt aangeboden door Jelle Poelmans, zelfstandige natuurlijke persoon, Kerkberglaan 52, 3740 Bilzen-Hoeselt, België, ondernemingsnummer 0685.694.582.
Contact voor privacyvragen: info@beleidmetbob.be.
Voor persoonsgegevens die Bob verwerkt in opdracht van een school is de school in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en treedt Bob op als verwerker. Voor eigen klantenadministratie, bestellingen, facturatie, contractbeheer, ondersteuning en beveiliging verwerkt Jelle Poelmans persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke.
2. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Afhankelijk van het gebruik kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:
school- en organisatiegegevens, waaronder officiële schoolnaam, ondernemingsnummer en facturatieadres;
naam, functie en professioneel e-mailadres van contactpersonen en gebruikers;
gegevens van het eerste gebruikersaccount en andere accounts die voor een school worden aangemaakt;
bestelgegevens, gekozen pakket, aantal gebruikers, prijs op het moment van bestelling, facturatiegegevens en eventuele bestel- of factuurreferentie;
bewijs van aanvaarding of kennisname van juridische documenten, waaronder documentversie, hash en tijdstip;
technische gegevens zoals IP-adres, user-agent, sessie- en beveiligingsgegevens en serverlogs;
communicatie met Bob, waaronder ondersteuningsvragen en de technische status van transactionele e-mails;
inhoud die gebruikers zelf in Bob invoeren.
Bob is niet bedoeld als leerlingendossier of als systeem voor het systematisch verwerken van leerlinggegevens, gezondheidsgegevens of andere bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Vrije tekstvelden kunnen echter persoonsgegevens bevatten wanneer een gebruiker die zelf invoert.
3. Start met Bob en bestellingen
Via de functie ‘Start met Bob’ kan een school een abonnement aanvragen en activeren. Daarbij verwerken we de gegevens die nodig zijn om de bestelling te registreren, de schoolomgeving en eerste gebruiker aan te maken, de toepasselijke juridische afspraken vast te leggen, activatie- en bevestigingsmails te versturen en de bestelling administratief en boekhoudkundig op te volgen.
De actuele pakketten zijn Bob Instap, Bob Uitgebreid en Bob Voluit. De concrete samenstelling en prijs die bij een bestelling gelden, worden in het bestelproces en de bestelbevestiging vastgelegd. Historische bestelgegevens worden niet achteraf aangepast wanneer prijzen of pakketten wijzigen.
4. Waarom verwerken we persoonsgegevens?
We verwerken persoonsgegevens voor het leveren en beveiligen van Bob, het aanmaken en beheren van accounts en schoolomgevingen, het verwerken van bestellingen en facturatie, klantenondersteuning, het vastleggen en bewijzen van contractuele afspraken, het voorkomen en onderzoeken van misbruik en beveiligingsincidenten en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Afhankelijk van de verwerking baseren we ons op de uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigde belangen zoals beveiliging en bedrijfsadministratie, of – waar vereist – toestemming.
5. Dienstverleners en subprocessoren
Voor de werking van Bob maken we gebruik van externe dienstverleners. Daaronder vallen momenteel onder meer:
one.com voor VPS/serverinfrastructuur en e-mail/SMTP;
Microsoft OneDrive voor versleutelde offsite back-upkopieën;
Cloudflare voor dienstverlening rond de publieke website en netwerk-/beveiligingsfunctionaliteit;
Let’s Encrypt voor TLS-certificaten.
Dienstverleners kunnen eigen subprocessoren inschakelen. Waar persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, worden passende waarborgen gebruikt zoals vereist door de AVG. De concrete technische inrichting en leveranciers kunnen evolueren; Bob beoordeelt daarbij de vereiste privacy- en beveiligingswaarborgen.
6. Cookies, logs en technische gegevens
De publieke website en het platform kunnen strikt noodzakelijke cookies en technische beveiligingsmechanismen gebruiken. Cloudflare kan in het kader van beveiliging bijvoorbeeld een technische cookie zoals __cf_bm plaatsen.
Op de publieke verkoopswebsite beleidmetbob.be gebruikt Bob Cloudflare Web Analytics om geaggregeerde bezoekers- en prestatiestatistieken te verkrijgen, waaronder bezochte pagina’s, verwijzende websites en de benaderde geografische herkomst van bezoeken. Cloudflare Web Analytics gebruikt hiervoor geen cookies en is ingericht om individuele bezoekers niet over websites heen te volgen. Bob gebruikt deze statistieken uitsluitend om het bereik en de technische werking van de verkoopswebsite te beoordelen, niet voor reclame of individuele profilering.
De webserver registreert technische loggegevens die onder meer IP-adres, datum en tijd, opgevraagde route, statuscode, referer en user-agent kunnen bevatten. Deze gegevens worden gebruikt voor beveiliging, foutonderzoek en technisch beheer. Nginx-logs worden volgens de huidige technische configuratie dagelijks geroteerd met een beperkte reeks rotaties. Voor systeemlogs kan de concrete bewaartermijn afhangen van de technische logconfiguratie.
7. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Tijdens een actief abonnement worden gegevens bewaard voor de werking van Bob. Na het einde van het abonnement vervalt de contractuele toegang tot de schoolomgeving. Schoolgebonden gegevens komen volgens de lifecycle in aanmerking voor gecontroleerde verwijdering. Technische back-ups kunnen nog maximaal 14 dagen restkopieën bevatten; herstel van afzonderlijk verwijderde gegevens wordt niet gegarandeerd.
Bestel-, contract-, facturatie- en juridische bewijsgegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit nodig is voor wettelijke boekhoudkundige of fiscale verplichtingen, het aantonen van overeenkomsten, geschillen of rechtsvorderingen. Hiervoor geldt dus niet automatisch dezelfde verwijdertermijn als voor de operationele schoolomgeving.
Ondersteunings- en bugcommunicatie wordt in beginsel niet langer dan 12 maanden na afhandeling bewaard, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is om juridische, beveiligings- of geschilredenen.
8. Beveiliging
Bob neemt passende technische en organisatorische maatregelen. De huidige maatregelen omvatten onder meer tenantisolatie, beveiligde sessies en cookies, hashing van wachtwoorden, toegangsbeperkingen, beveiligde verbindingen, monitoring en gecontroleerde back-ups.
Volledige databaseback-ups en schoolsnapshots worden gecontroleerd en versleuteld offsite opgeslagen. De technische retentie is ingericht zodat back-upkopieën de maximale termijn van 14 × 24 uur niet overschrijden. Beveiligingsmaatregelen kunnen evolueren naarmate Bob verder wordt ontwikkeld.
9. Uw rechten
Wanneer Bob persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, kunt u – voor zover de AVG dit toelaat – verzoeken om inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. U kunt hiervoor contact opnemen via info@beleidmetbob.be.
Gaat uw verzoek over gegevens die een school in Bob verwerkt, dan is die school in beginsel het eerste aanspreekpunt. Bob ondersteunt de school waar redelijkerwijs nodig bij de behandeling van dergelijke verzoeken.
10. Datalekken en beveiligingsincidenten
Beveiligingsincidenten worden onderzocht en opgevolgd. Wanneer Bob als verwerker kennis krijgt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens van een school, informeert Bob de betrokken school zonder onredelijke vertraging en verstrekt Bob de beschikbare relevante informatie, eventueel gefaseerd naarmate meer informatie beschikbaar wordt.
11. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, technische werking of regelgeving wijzigt. De geldende versie wordt via de Bob-website of het platform beschikbaar gesteld. Bij belangrijke wijzigingen communiceren we hierover waar passend.
12. Contact en klacht
Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via info@beleidmetbob.be. U behoudt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.